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外贸业务开发信的七大原则

时间:2018-07-06    点击: 次    来源:Bookingman    作者:Bookingman - 小 + 大

外贸业务开发信的七大原则

外贸人写开发信是每日必要日常工作,其实我也不喜欢称之为工作,因为把开发信当成自己的日常流程来写,就想吃饭睡觉,才会显得不那么累,加上工作两个字,就难免会变成抱怨的借口了。连Andy大神都每天诚诚恳恳地写开发,我们还有什么理由不写呢?! 

我们的开发信的一般格式; 


To:Mr. XXXX, Purchasing Manager,(just for your reference ) 
IBM( company name) 
Add: (mailing address) 
Tel: (don’t tell me you don’t know your prospect’s tell if you are a sales) 
Fax: (ditto) 
Mobile: (ditto) 
Others: (ditto) 

     
Dear Sir,
     
Sub:  XXX Qualified Manufacturer and Reliable Business Partner
     
接下来就是开发信正文;
     
Thanks and with best regards,
     
Your signature
     
Position:
     
COmpany:
     
Tel:
     
Fax:
     
Web:
这是比较正规规范的一个格式,其实这种格式也是比较能让客户一目了然的,开发信不外乎就是要引起客户的共鸣,把自己想要表达的东西表达清楚就可以了,不要过多增加无畏的修饰,这是比较忌讳的。 
 

 

格式说完我们来说下开发信的原则,开发信跟我们人一样,也是有原则的,只有你认真写开发信,客户才会感受到来自于你的尊重,敷衍的开发信客户一眼就看得出,甚至看不会看,那么你这封开发信就没有意义了~ 
 

七大原则: 
一、Courtesy 礼貌 
 语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。 
 例如: 
 We have 
received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of 
sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special 
offer which we have made in it. 
 You will be particularly interested in 
a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in 
your letter of 20 May. 

二、Consideration 
体谅 
 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。 
 例如: 
 “You 
earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next 
month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to 
send you the brochure this month.” 要好。 

三、Completeness 
完整 
 一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信件。 

四、Clarity 
清楚 
 意思表达明确,要注意: 
(一)避免用词错误: 
 例如:As to the steamers 
sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct 
services. 
 此处bimonthly有歧义:可以是twice a month 或者once two 
month.故读信者就迷惑了,可以改写为: 
 1.We have two direct sailings every month from 
Hong Kong to San Francisco. 
 2.We have semimonthly direct sailing from 
Hong Kong to San Francisco. 
 3.We have a direct sailing from Hong Kong 
to San Francisco. 
(二)注意词语所放的位置: 
 例如: 
 1. We shall be 
able to supply 10 cases of the item only. 
 2. We shall be able to supply 
10 cases only of the 
item. 
 前者则有两种商品以上的含义。 
(三)注意句子的结构: 
 例如: 
 1.We 
sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of 
May 20 by air. 
 2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you 
requested in your letter of May 20. 
  
五、Conciseness 
简洁 
(一)避免废话连篇: 
 例如: 
 1.We wish to acknowledge receipt of 
your letter...可改为:We appreciate your letter... 
 2.Enclosed herewith 
please find two copies of...可改为: We enclose two copies 
of... 
 (二)避免不必要的重复: 
 (三)短句、单词的运用: 
 Enclosed 
herewith----->enclosed 
 at this time----->now 
 due to the 
fact that----->because 
 a draft in the amount of $1000----->a 
draft for $1000 
六、Concreteness 具体 
七、Correctness 正确 


开发信内容涉及很多,下面我附一个文件,理由涉及开发信一些写得比较好的范本,大家有兴趣可以在本站来看看! 

订舱达人www.Bookingman.com


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